1. Administrator - DB Cargo Polska S.A. z siedzibą w Zabrzu, ul. Wolności 337, tel.: 32 7889396
2. Dane osobowe – wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym: wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub podobnej technologii.
3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
4. Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora, np. osoba odwiedzająca lokal Administratora lub kierująca do niego zapytania w formie elektronicznej.
5. Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych w Spółce DB Cargo Polska S.A.

1. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym, w szczególności z RODO i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.
2. Administrator:
   1. Zapewnia przejrzystość przetwarzania danych;
   2. Zawsze informuje o przetwarzaniu danych w chwili ich zbierania, w szczególności o celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, chyba, że nie jest do tego zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów;
   3. Dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane były tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
3. Przy przetwarzaniu danych, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu podmiotom danych. Gdyby, pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych i takie naruszenie mogłoby powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności podmiotów danych, Administrator w sposób zgodny z właściwymi przepisami, poinformuje o takim zdarzeniu podmioty danych.

1. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres korespondencyjny: DB Cargo Polska S.A., ul. Wolności 337, 41-800 Zabrze z dopiskiem: Pełnomocnik ds. Ochrony Danych Osobowych, lub poprzez adres e-mail: daneosobowe@deutschebahn.com.
2. Administrator wyznaczył Pełnomocników ds. Ochrony Danych Osobowych: Barbara Solarska, Katarzyna Oleksik oraz Dariusz Kańtoch. Z pełnomocnikami można się skontaktować w każdej sprawie z zakresu przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: daneosobowe@deutschebahn.com.

1. W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator wdrożył odpowiednie procedury, umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez te osoby zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby upoważnione.
2. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych wobec identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.
3. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
4. Administrator respektuje obowiązki wynikające z tajemnicy zawodowej radcy prawnego oraz tajemnicy adwokackiej, niezależnie od obowiązków wynikających z RODO.

Korespondencja e-mailowa i tradycyjna

1. W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy korespondencja.
2. Podstawę prawną przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.
3. Administrator przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Korespondencja jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (a także innych informacji) i ujawniana jedynie osobom do tego właściwie upoważnionym.

Kontakt telefoniczny

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do załatwienia sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawę prawną w tym przypadku stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust.1 lit.f RODO), polegający na konieczności rozwiązania sprawy związanej z prowadzoną przez Administratora działalnością gospodarczą.

Profile na portalach Facebook oraz LindkedIn

1.  Administrator posiada publiczne profile na portalach społecznościowych Facebook oraz LinkedIn. W związku z tym przetwarza dane, które pozostawiają osoby odwiedzające te profile (np. polubienia, komentarze, identyfikatory internetowe).
2. Dane osobowe takich osób są przetwarzane:
   1. W celu umożliwienia im aktywności na profilach;
   2. W celu efektywnego prowadzenia profili, poprzez przedstawianie użytkownikom portali informacji o inicjatywach i innej aktywności Administratora oraz w związku z promowaniem różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów;
   3. W celach analitycznych i statystycznych;
   4. Ewentualnie mogą być przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.
3. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust.1 lit.f RODO), polegający na:
   1. Promowaniu własnej marki oraz poprawianiu jakości świadczonych usług,
   2. W razie takiej konieczności – na dochodzeniu roszczeń i obronie przed roszczeniami.

UWAGA: powyższa informacja nie dotyczy przetwarzania danych osobowych przez administratorów serwisów (Facebook oraz LinkedIn).

Formularze kontaktowe

1. Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych w serwisach internetowych Administratora. Skorzystanie z formularzy wymaga podania danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Podmiotem danych i udzielenie odpowiedzi na zapytanie. Podmiot danych może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości obsługi. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
2. Dane osobowe są przetwarzane w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego poprzez udostępniony formularz – podstawę prawną przetwarzania stanowi niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usługi (art.6 ust.1 lit.b RODO); w zakresie danych podanych fakultatywnie – podstawę prawną przetwarzania stanowi zgoda (art. 6 ust.1 lit.a RODO).
3. Jeżeli dane osobowe zbierane za pomocą formularza kontaktowego w serwisie internetowym Administratora są przetwarzane również w innych celach niż wskazane powyżej, wówczas informacja o tych innych celach jest zamieszczona w Polityce prywatności serwisu internetowego, w którym formularz kontaktowy się znajduje.

Rekrutacja

1. W ramach procesów rekrutacyjnych, Administrator oczekuje przekazywania Danych osobowych (np. CV), jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym, nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres określony przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art.6 ust.1 lit.a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, stanowiącą przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
2. Dane osobowe są przetwarzane:
   1. W przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę - w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu Pracy – podstawę prawną stanowi obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art.6 ust.1 lit.c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
   2. W przypadku, gdy preferowaną formą stosunku prawnego jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawę prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych stanowi podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art.6 ust.1 lit.b RODO);
   3. W celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez Administratora, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawę prawną przetwarzania stanowi zgoda (art. 6 ust.1 lit. a RODO);
   4. W celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata oraz ustalenia warunków współpracy – podstawę prawną przetwarzania danych stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust.1 litf RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy;
   5. W celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawę prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust.1 lit.f RODO).
3. W zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są nie później niż po upływie roku, o ile wcześniej zgoda nie zostanie wycofana.
4. Podanie danych w zakresie określonym w art. 22 (1) Kodeksu Pracy jest wymagane- w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu umowy o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks Pracy, zaś w przypadku preferowania stosunku prawnego w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratora. Konsekwencją nieprzekazania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.

Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie podmiotu danych, przed zawarciem umowy.

Przetwarzanie danych osobowych członków personelu kontrahentów lub klientów współpracujących z Administratorem

1. W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności, Administrator pozyskuje od kontrahentów/klientów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób wyznaczonych do kontaktu, wykonujących pewne czynności itd.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji, niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.
2. Powyżej opisane dane są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust.1 lit.f RODO), które polega na umożliwieniu właściwego oraz efektywnego wykonania umowy. Dane te, mogą być ujawniane osobom trzecim, które są zaangażowane w realizację umowy.
3. Dane przetwarzane są przez okres niezbędny dla realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.

Zbieranie danych w ramach kontaktów biznesowych

W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych czy poprzez wymianę wizytówek służbowych – w celach związanych z nawiązywaniem oraz utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawę prawną stanowi uzasadniony interes Administratora (adrt.6 ust.1 lit.f RODO) polegający na budowaniu bazy kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Dane osobowe zbierane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za utrzymanie systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi księgowe, operatorom pocztowym, kurierom, firmom rekrutacyjnym.
2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących podmiotu danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, wynikającym z właściwych podstaw prawnych oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

1. Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
2. Współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej, dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych;
3. Stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
4. Stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
5. W razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (ang. Privacy Shield) zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
6. Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. ze względów bezpieczeństwa) dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeżeli przetwarzanie następuje na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do dnia jej rozwiązania.
2. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
3. Dane osobowe przetwarzane przez radców prawnych i adwokatów w ramach wykonywania zawodu są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone.

Prawa podmiotów danych

1.  Podmiotom danych przysługują następujące prawa:
   1. Prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie, informację o przetwarzaniu danych, w tym, przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie usunięcia danych. Administrator nie zrealizuje takiego żądania, jeżeli naruszyłoby to obowiązku zachowania tajemnicy radcy prawnego lub tajemnicy adwokackiej;
   2. Prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie. Administrator nie zrealizuje takiego żądania, jeżeli naruszyłoby to obowiązek zachowania tajemnicy radcy prawnego lub tajemnicy adwokackiej;
   3. Prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeżeli są niekompletne;
   4. Prawo do usunięcia danych - na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizacji żadnego z celów. dla których zostały zebrane;
   5. Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania, Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraził zgodę podmiot danych- oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych). Wypełnienie tego prawa nie jest możliwe w zakresie, w jakim naruszyłoby obowiązek zachowania tajemnicy radcy prawnego lub tajemnicy adwokata;
   6. Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także żądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak i wskazanego podmiotu;
   7. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych; sprzeciw nie wymaga uzasadnienia;
   8. Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych, statystycznych lub ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie. Prawo to nie przysługuje w przypadku danych osobowych pozyskanych przez radcę prawnego lub adwokata w związku ze świadczeniem pomocy prawnej;
   9. Prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolny, momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania realizowanego przed wycofaniem zgody;
   10. Prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsca pracy lub miejsca dopuszczenia się domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

1. Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można złożyć:
   1. W formie pisemnej na adres: DB Cargo Polska SA, ul. Wolności 337, 41-800 Zabrze;
   2. Drogą e-mailową na adres: daneosobowe@deutschebahn.com
2. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednakże brak ich podania, spowoduje odmowę wykonania żądania.
3. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka najbliższej rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych, Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
4. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w terminie miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach takiej sytuacji.
5. W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Administratora elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba, że wnioskodawca zażądał, aby odpowiedź była udzielona w innej formie. W innych przypadkach, odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora, umożliwia kontakt drogą elektroniczną, wówczas odpowiedzi udziela się elektronicznie;

Administrator przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, które żądanie zgłosiła w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.

Niniejszym informujemy Państwa o przetwarzaniu danych dotyczących naszego systemu sprzedaży "CASA" (aplikacja do obsługi klienta i sprzedaży). 

DB Cargo AG ściśle współpracuje ze swoimi spółkami zależnymi i krajowymi w jednostce biznesowej Cargo DB AG, aby zapewnić sprawną i efektywną sprzedaż i obsługę klienta. Dane kontaktowe dotyczące transakcji handlowych są udostępniane w głównej bazie danych firmy, aby zapewnić jak najlepszą obsługę. 

W tym celu umowa o wspólnej odpowiedzialności zgodnie z art. 26 GDPR została zawarta pomiędzy stronami umowy. 

1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
2. Aktualna wersja polityki obowiązuje od dnia 1 lipca 2020 r.